بایگانی در ادارات یکی از مهم‌ترین اقدامات است که معمولاً در واحد بایگانی یا اداری انجام می‌شود؛ زیرا منجر به مستندسازی و نگهداری سوابق کارها، اطلاعات و … می‌شود.
آیا با تجهیزات بایگانی و رایج ترین وسایل بایگانی آشنایی دارید؟ در ادامه این مطلب همراه ما باشید تا با این موارد آشنا شوید و بایگانی را با تجهیزات مناسب آن انجام دهید و در آینده راحت‌تر بتوانید به اسناد دسترسی داشته باشید.
البته اگر می‌خواهید تجهیزات دیگر هم برای دفترکار بخرید، بهتر است مطلب راهنمای تهیه وسایل برای دفتر کار خانگی و اداری را مطالعه کنید.
آشنایی با رایج ترین وسایل بایگانی
ابزارهای مختلفی برای بایگانی استفاده می‌شوند، برخی از این ابزارها مانند پرینتر یا اسکنر و کمدها و قفسه‌ها یکبار خریداری شده و نهایتاً باید هزینه‌ای برای نگهداری یا سرویس آنها پرداخت کنید و چندین سال عمر می‌کنند؛ در نتیجه باید در زمان خرید دقت کنید مدل را مناسب خریداری کنید. اما برخی دیگر مانند زونکن‌ها، پوشه‌ها و … مصرفی هستند و باید به صورت دوره‌ای خریداری شوند و قیمت کمتری دارند و به‌راحتی می‌توانید آنها را با مدل‌های دیگر تعویض کنید. پس حساسیت کمتری دارند. در ادامه با انواع این ابزارها بیشتر آشنا می‌شویم:
پرینتر و اسکنر
یکی از کلیدی‌ترین تجهیزات بایگانی پرینتر و اسکنر است. به کمک این تجهیزات می‌توانید اسناد و اطلاعات را با کیفیت مناسب چاپ کنید یا از اسناد بایگانی اسکن گرفته و اطلاعات را روی کامپیوتر یا سایر فضاها ذخیره کنید.
خوشبختانه با گسترش تکنولوژی، پرینتر و اسکنرهایی مخصوص بایگانی به بازار عرضه شده است تا بتواند به بهترین شکل پاسخگوی نیاز افراد باشد. قیمت این اسکنرها نسبت به اسکنرهای معمولی بیشتر است؛ پس در صورتی‌که حجم اسکن و پرینت‌های شما زیاد نیست بهتر است پرینترهای چندکاره که قابلیت اسکن دارند را خریداری کنید.
کمد، فایل و قفسه
کمد، فایل و قفسه از دیگر تجهیزات بایگانی است. این موارد برای نگهداری اسناد مورد استفاده قرار می‌گیرد. مدل‌های مختلفی کمد، فایل و قفسه برای بایگانی وجود دارد که افراد با توجه به بودجه و فضا مدل مناسب را خریداری می‌کنند. پس بهتر است با مدل‌های مختلف آنها آشنا باشید تا بهترین گزینه را انتخاب کنید.
انواع کمد بایگانی
کمدهای بایگانی در انواع چوبی و فلزی وجود دارند. کمدهای فلزی مقاومت و عمر بالاتری دارند اما از نظر زیبایی کمدهای چوبی گزینه مناسب‌تری هستند. در حال حاضر کمدهای بایگانی در مدل‌های زیر در بازار موجود است:
- کمدهای تک، دو و چهار درب
- کمد های کوچک، متوسط و بزرگ
- کمد با درب ریلی
- کمدهای بایگانی با قفل رمزدار
- کمدهای بایگانی دوار یک یا چند طبقه
- کمدهای بایگانی گاوصندوقی
- کمدهای بایگانی ریلی
انواع فایل بایگانی
فایل‌ها نیز در انواع چوبی، فلزی و پلاستیکی وجود دارند. فایل ها شامل چندین کشو هستند. ممکن است این کشو‌ها دارای قفل یا بدون قفل باشد. می‌توانید برای نگهداری اسناد روزانه یا بایگانی‌هایی که در طول روز به آنها نیاز پیدا می‌کنید از این فایل‌ها استفاده کنید. انواع فایل‌ها براساس تعداد کشو عبارت‌اند از:
- فایل یک کشو
- فایل دو کشو
- فایل سه کشو
- فایل چهار کشو
- …
انواع قفسه بایگانی
قفسه بایگانی نیز در انواع فلزی و چوبی وجود دارند که با توجه به شرایط محل، بودجه و نوع اسناد می‌توانید مدل مناسب خود را خریداری کنید. انواع قفسه در مدل‌های زیر وجود دارد:
- قفسه بایگانی ریلی مکانیکی
- قفسه بایگانی ریلی اتوماتیک – هوشمند
- قفسه بایگانی الکترونیکی – برقی
- قفسه بایگانی ریلی ترکیبی – چند منظوره
- قفسه بایگانی ثابت فلزی
- قفسه بایگانی ثابت چوبی
سایر ابزار بایگانی
سایر ابزار و رایج ترین وسایل بایگانی که در هر محلی مورد استفاده قرار می‌گیرد در ادامه معرفی می‌شود.
زونکن
زونکن‌ها مانند یک پوشه بزرگ و محکم هستند که می‌توانید داخل آنها انواع اسناد را قرار داده و بایگانی کنید. زونکن‌ها انواع مختلفی دارند که عبارت‌اند از:
- زونکن کلاسیک – معمولی
- زونکن‌های پومر
- زونکن فانتزی
- زونکن کاوردار
- زونکن گالینگور
- زونکن با روکش کتان
- زونکن تبلیغاتی
- زونکن ایستاده
زونکن‌های بالا از نظر شکل ظاهری و نحوه قرارگیری کاغذ در آنها متفاوت هستند. به طور مثال زونکن‌هایی که دارای حلقه گرد یا دایره‌ای هستند نسبت به سایر زونکن‌ها حجم کمتری را می‌توانند در خود نگهداری کنند. زونکن‌هایی که دارای حلقه قوسی یا آرک هستند، برای بایگانی اسناد قطور استفاده می‌شوند اما ورق زدن آنها خیلی ساده نیست. زونکن‌های حلقه D شکل یا نیم دایره هم گنجایش مناسبی برای قرارگیری کاغذها دارند و ورق زدن آنها ساده است.
کلاسور
زمانی که می‌خواهید اسناد را با توجه به موضوع یا تاریخ از یکدیگر جداکنید، کلاسور یکی از بهترین گزینه‌هاست؛ زیرا به کمک آن می‌توانید اسناد را به صورت مستقل در کنار هم قرار دهید. کلاسورها اغلب دارای جلد پلاستیکی یا مقوایی هستند و داخل آنها سوراخ‌هایی وجود دارد که کاغذهای مناسب در آنها جای می‌گیرد. کلاسورها از نظر اندازه، نوع ساختار و کاربرد به انواع مختلفی تقسیم می‌شوند:
انواع کلاسور از نظر اندازه
- کلاسور A3
- کلاسور A4
- کلاسور A5
انواع کلاسور از نظر ساختار
- کلاسور دو حلقه (اغلب این کلاسورها تا 100 برگ را در خود جای می‌دهند.)
- کلاسور سه حلقه (اغلب این کلاسورها تا 200 برگ را در خود جای می‌دهند.)
- کلاسور چهار حلقه (اغلب این کلاسورها تا 200 برگ یا حتی بیشتر را در خود جای می‌دهند و برای برگه‌های بزرگ مثل A3 نیز کاربرد دارند.)
- کلاسور سوپر ( این کلاسورها بسته به مدل اغلب بیش از 20 حلقه دارند و برای استفاده از آنها باید کاغذ مخصوص را خریداری کنید. ظرفیت این کلاسورها نیز اغلب تا 200 برگ است.)
انواع کلاسور از نظر کاربرد
- کلاسور اداری
- کلاسور برای حمل – جابه‌جایی اسناد
- کلاسور مخصوص بایگانی
- کلاسور با جلد پارچه‌ای
- کلاسور با جلد پلاستیکی
پوشه کیسه ای – کاور
کاور یا پوشه کیسه‌ای اغلب به تنهایی کاربرد ندارد، بلکه اسناد ابتدا در آن قرار می‌گیرد، سپس در زونکن، کلاسور، پوشه، قفسه و … گذاشته می‌شود. کاورها از کثیف شدن و آسیب دیدن اسناد در اثر استفاده یا گذر زمان جلوگیری می‌کنند. همچنین باعث نچسبیدن اسناد هنگام ورق زدن می‌شوند.
در این مطلب سعی کردیم رایج ترین وسایل بایگانی را به شما معرفی کنیم تا بتوانید بهترین و مناسب‌ترین گزینه را برای بایگانی اسناد خود انتخاب کنید.