به نقل از دیجیکالا:
تجهیز کردن تیم کاری خود با ابزارهایی که بهره‌وری را افزایش می‌دهند و به نتایج کاری بهتری می‌انجامند، یکی از اولویت‌های مدیران شرکت‌هاست و در دنیای امروز با فناورمحور شدن اغلب فعالیت‌ها، لوازم اداری دیجیتال، بخش اساسی دفتر کار محسوب می‌شوند.
بر همین اساس، در این مطلب به بررسی لوازم دیجیتالی می‌پردازیم که برای شروع یک دفتر کار ضروری هستند. از لوازم پایه مانند کامپیوتر دسکتاپ گرفته تا لوازم جانبی که برای نظم‌دهی به اداره و بهبود کارایی استفاده می‌شوند، مواردی است که خوب است از آغاز فعالیت به آن‌ها توجه داشته باشید. این ابزارها جدا از بهبود کلی محیط اداری، بر سلامت جسمی و روانی هم تأثیر می‌گذارند و به کارکنان کمک می‌کنند تا حداکثر بازدهی را داشته باشند.
بدین ترتیب اگر به دنبال تجهیزاتی کاربردی برای دفتر خود هستید، اینجا دستگاه‌ها و گجت‌های پیشنهادی ما را مرور کنید. به‌ویژه اگر تازه کسب‌وکاری را آغاز کرده‌اید و قصد تکمیل لوازم دفتر خود را دارید، این فهرست بر پایه‌ی توصیه‌های Market Inspector و Fortis می‌تواند به انتخاب بهینه‌تر کمک کند.
رایانه‌ی رومیزی و لپ‌تاپ
کامپیوتر قطعا یکی از ضروری‌ترین نیازهای دیجیتالی هر اداره‌ای است. بیشتر کسب‌وکارهای کوچک، زمانی برای همه‌ی کارکنان رایانه‌های دسکتاپ درنظر می‌گرفتند که دارای صفحه کلید، ماوس و مانیتور متصل بودند. اما حالا در اغلب شرکت‌ها با نیازهای عمومی این دستگاه‌ها جای خود را به دستگاه‌های همه در یکی (All-in-One) و مینی پی‌سی (Mini PC) داده‌اند که هم جای کم‌تری اشغال می‌کنند و هم می‌توان آن‌ها را متناسب با طراحی داخلی دفتر کار انتخاب کرد.
Credit: Digital Trends
با این حال اگر شرکت شما نیازهای اختصاصی دارد که توسط یک کامپیوتر عمومی برآورده نمی‌شود، ناگزیر به اسمبل سیستم ویژه‌ی خود خواهید بود. در این زمینه به‌خصوص باید به انتخاب پردازنده‌ی مناسب، کارت گرافیک قدرتمند، مانیتور با کیفیت رنگ مطلوب و لوازم جانبی متناسب با چیدمان و رنگ‌بندی سازمانی توجه داشته باشید.
از نگاه نرم‌افزاری، بسیاری از شرکت‌ها هنوز از نرم‌افزارهایی استفاده می‌کنند که تنها روی ویندوز اجرا می‌شوند بنابراین خرید دستگاه‌های ویندوزی می‌تواند اولویت چنین شرکت‌هایی باشد. در حالی که ویندوز هنوز تسلط دارد، برخی از کسب‌وکارهای کوچک روی Mac تمرکز کرده‌اند. سایر کسبوکارها هم ترکیبی از دستگاه‌های ویندوز و مک دارند، چیزی که در درجه‌ی اول به دلیل مفهومی با نام «دستگاه خود را بیاورید» (BYOD) شکل گرفته است. یعنی کارکنانی که دستگاه‌های شخصی خود را به دفتر کار هم می‌آورند. سازوکاری که برای شرکت‌های نوپا می‌تواند گزینه‌ای بسیار اقتصادی باشد.
برای شرکت‌هایی که تعهد عمیقی به «گوگل ورک‌اسپیس» (Google Workspace) یا «مایکروسافت ۳۶۵» (Microsoft 365) و به‌طور کلی فعالیت بر پایه‌ی فضای ابری دارند، شاید حتی برخی از کارمندان به چیزی بیشتر از یک لپ‌تاپ ساده مانند سرفیس گو یا کروم‌بوک که از آن تنها به‌عنوان مرورگر استفاده می‌کنند، نیاز نداشته باشند.
تلفن اداری
همان‌طور که اشاره شد ارتباط مؤثر، ابزاری ضروری برای هر کسب‌وکار است. هنگام در نظر گرفتن تجهیزات تجاری، شرکت‌ها باید همیشه روی یک سیستم تلفن اداری خوب سرمایه‌گذاری کنند. به این ترتیب کارمندان می‌توانند مستقیما با مشتریان و همکاران در تماس باشند.
Credit: Unity Communications
تلفن‌های اداری با ویژگی‌ها، اندازه‌ها و گزینه‌های مختلف موجود هستند که هر شرکت باید با توجه به اهداف و نیازها، یکی را انتخاب کند. دو سیستمی که برای کسبوکارها مناسب هستند، اغلب شامل سیستم‌های تلفن سانترال و VoIP می‌شوند. تفاوت اصلی این دو سیستم در نحوه‌ی ارتباط آن‌ها با کاربران است.
با سیستم‌های VoIP، کارکنان در حقیقت از طریق اینترنت تماس می‌گیرند. این یک سیستم تلفن ابری است، در حالی که سیستم‌های PBX از یک خط تلفن استاندارد استفاده می‌کنند.
یکی دیگر از ابزارهای اداری مفید، تلفن همراه تجاری است. این بهترین گزینه برای کارمندان برای کار از راه دور و حفظ تعادل میان کار و زندگی سالم است. بدین ترتیب هرگز تماس‌های مهم را از دست نخواهند داد.
تلفن‌های همراه تجاری، همچنین بهترین راه حل برای کارمندانی است که اغلب در حرکت هستند یعنی افرادی که زیاد به مقاصد تجاری شرکت خود سفر می‌کنند یا آن‌هایی که عمدتا خارج از دفتر کار می‌کنند. مثلا یک تلفن همراه تجاری می‌تواند گزینه‌ای عالی برای بازاریاب‌ها باشد چون به آن‌ها امکان می‌دهد تا فرآیندهای فروش را بهبود ببخشند.
اتصال مطلوب اینترنت
بدون شک داشتن اینترنت پرسرعت برای هر کسب‌وکاری الزامی است. یک کسب‌وکار بدون داشتن اتصال اینترنتی قابل اعتماد، امکان برقراری ارتباطات داخلی و خارجی ندارد و نمی‌تواند خدمات و محصولات خود را به اشتراک بگذارد. به‌ویژه از آنجا که بسیاری از کسبوکارها به‌صورت آنلاین فعالیت می‌کنند، یک اتصال اینترنتی خوب به انجام کارهای روزانه‌ی آن‌ها کمک خواهد کرد. به همین دلیل است که بسته به فضای کاری به مودم با برد مناسب و روتر نیاز خواهید داشت.
Credit: Thinkstock
در دنیای امروز، بسیاری از تجهیزات اداری امکان اتصال به اینترنت را دارند. بنابراین، داشتن مجموعه‌ای یکپارچه با کمک هاب مرکزی اینترنت اشیاء کمک می‌کند تا دستگاه‌های هوشمند مختلف بسیار هوشمندتر داده‌ها را تحت شبکه انتقال دهند. این دستگاه‌های هوشمند می‌توانند شامل بلندگوی هوشمند، دستگاه فتوکپی، قهوه‌ساز، قفل هوشمند و غیره باشند.
وجود چنین دستگاه‌های هوشمندی در دفتر کار البته با خطرات امنیتی بالقوه هم همراه است و بدین ترتیب صرف نظر از ابعاد کسب‌وکار شما، داشتن امنیت اداری خوب در شبکه، برای مدیریت ایمن دستگاه‌های هوشمند بسیار مهم است.
انواع دیگر تجهیزات اداری مورد نیاز برای کسبوکارها در زمینه‌ی اتصال به اینترنت، شامل روترها می‌شود.
چاپگر و دستگاه فتوکپی
ماشین‌های اداری مانند چاپگر تجاری، دستگاه فتوکپی و اسکنر از ضروریات هر دفتر کاری هستند. شرکت‌های کوچک‌تر می‌توانند از دستگاه‌های کوچک‌تر و همه‌کاره استفاده کنند تا انتخاب مقرون‌به‌صرفه‌تری داشته باشند.
Credit: NY Times
ماشین‌های اداری با ویژگی‌ها و در ابعاد متفاوتی ارائه می‌شوند که باز هم بسته به نیاز دفتر خود می‌توانید انواع مختلفی را انتخاب کنید. هنگام در نظر گرفتن یک چاپگر، پارامترهای متفاوتی را باید در نظر داشته باشید.
اول از همه، مهم است که به اندازه‌ی دفتر خود فکر کنید. مطمئن شوید که چاپگر شما جای زیادی از فضای کاری شما را اشغال نمی‌کند. چاپگرها می‌توانند دارای امکانات اسکن و فکس هم باشند. یکی دیگر از ویژگی‌هایی که باید در نظر داشت، تغذیه‌ی خودکار اسناد است. اگر در کسب‌وکارتان نیاز به اسکن کردن اسناد زیادی در زمان کوتاه دارید، قابلیت تغذیه‌کننده‌ی اسناد ضروری خواهد بود.
نرم‌افزار
با توجه به اینکه اطلاعات ستون فقرات هر کسب‌وکاری است، نرم‌افزار رایانه‌ای یکی دیگر از ضروریاتی است که جزو ملزومات ابتدایی کسب‌وکار قرار می‌گیرد. نرم‌افزارهای کامپیوتری شامل برنامه‌های مفید و پایه، نرم‌افزارهای آنتی ویروس، نرم‌افزارهای پردازش متن و سیستم‌های مدیریت مشتریان (CRM) می‌باشد.
Credit: Office Gx
با توجه به نوع کسب‌وکار، شرکت‌ها می‌توانند برنامه‌های اختصاصی متنوعی را برای نصب روی سخت‌افزارهای خود در نظر بگیرند. یک ابزار بسیار مهم برای محافظت از دستگاه‌ها در برابر هکرها یک نرم‌افزار ضد ویروس قابل اعتماد است. آنتی ویروس‌های مختلفی وجود دارند که ویژگی‌های متفاوتی را برای دوره‌های مشخص یا به‌صورت مادام‌العمر ارائه می‌دهند.
نرم‌افزارهای اداری پایه واژه‌پرداز و صفحه گسترده هم یک ابزار ضروری در دفاتر است و مواردی که امکان تصحیح خودکار غلط املایی را داشته باشند، سرعت کلی فعالیت‌ها را بهبود می‌بخشند و خطاها را کاهش می‌دهند. علاوه بر این، به کارمندان کمک می‌کند تا کارآمدتر و دقیق‌تر کار کنند.
در نهایت، سیستم‌های مدیریت مشتریان ابزار مفیدی برای در اختیار گرفتن توسط هر کسب‌وکاری است. ایجاد و حفظ یک رابطه‌ی خوب با مشتری در هر کسب‌وکاری ضروری است که می‌تواند در محیط آنلاین یا با ارتباط شخصی از طریق تماس تلفنی انجام شود.
تجهیزات ذخیره‌سازی
لوازم اداری مانند پوشه‌های ذخیره‌سازی، دیسک‌های فلش USB و هارد دیسک‌های اکسترنال به کسبوکارها کمک می‌کنند تا همه چیز را مرتب و مجزا نگه دارند. حتی با وجود آنکه فناوری در حال پیشرفت است و شرکت‌ها به‌صورت آنلاین فعالیت می‌کنند، اما کار کاغذی همیشه بخشی از هر کسب‌وکاری خواهد بود.
Credit: Forbes
پوشه‌های ذخیره‌سازی، ابزار سودمندی برای کسب‌وکارهایی هستند که می‌خواهند فایل‌های خود را مرتب نگه دارند. زونکن‌های برچسب‌دار هم به بایگانی اسناد کمک خواهند کرد.
ذخیره‌ی اسناد در فلش درایو USB یکی دیگر از راه‌های خوب برای سازماندهی و ایمن نگه داشتن اسناد است. هنگام ذخیره‌ی اسناد در یک دیسک USB، همیشه مطمئن هستید که یک نسخه‌ی پشتیبان از سند اصلی در اختیار دارید.
علاوه بر یک دیسک فلش USB، هارد دیسک اکسترنال هم ابزاری مفید و اغلب ضروری برای دفتر کار است. این کار فضای ذخیره‌سازی اضافی را در هر رایانه‌ای که در دفتر خود دارید فراهم می‌کند.
اگر دوست ندارید چندین سیم و دانگل را به رایانه‌ی خود وصل کنید، یک هاب USB هم جزو ابزارهای اداری ضروری برای شماست. این هاب کمک می‌کند تا تمام تجهیزات جانبی شما توسط تنها یک کابل به کامپیوتر متصل شود. بنابراین سیم‌های اضافی حذف می‌شود و میز کار منظم‌تری خواهید داشت.
ابزارهای همکاری
ابزارهای تعاملی مانند تابلوهای اداری، جزو تجهیزات ضروری برای دفتر محسوب می‌شوند. این ابزارها سازماندهی ایده‌ها را در یک شرکت آسان‌تر می‌کنند. همکاری و تعامل کارکنان با یکدیگر در اداره، باعث اشتراک‌گذاری دانش و مهارت و در نتیجه دستیابی به بهترین نتیجه خواهد شد.
تخته‌های سفید ابزاری عالی برای ترسیم نقشه‌های ذهنی یا استراتژی‌ها در دفتر کار هستند. همچنین یک راه عالی برای نوشتن چند یادآوری محسوب می‌شوند تا همیشه شرکت را در مسیر خود نگه دارند. این ابزارها به بهترین وجه در دفاتر خصوصی و اتاق‌های کنفرانس کاربرد دارند. با پیشرفت فناوری هم تخته‌های وایت‌برد در بسیاری از دفترهای کار، جای خود را به تخته‌های دیجیتالی داده است.
Credit: Startup Guys
یکی دیگر از ابزارهای همکاری که در هر محیط کاری ضروری است، تابلوی اعلانات است. این تابلوها مثلا در سالن اصلی یا اتاق استراحت شرکت نصب می‌شوند و هدف از آن‌ها عمدتا اطلاع‌رسانی به کارکنان از وضعیت جاری شرکت و به‌روز‌رسانی درباره‌ی وظایف روزانه است. نمایشگرهای دیجیتالی می‌توانند در این زمینه بسیار کاربردی باشند تا هم اطلاع‌رسانی را از طریق یک سیستم مرکزی آسان‌تر کنند و هم بیشتر دوستدار محیط زیست باشند.
پروژکتورها هم جزو لوازم ضروری در شرکت‌ها هستند. این تجهیزات اداری چیزی بیش از ارائه‌ی یک محیط تجاری مدرن، نوآورانه و با تکنولوژی بالا را انجام می‌دهند. با یک پروژکتور، کارکنان می‌توانند اطلاعات را سریع‌تر به اشتراک بگذارند، بهتر ارتباط برقرار کنند و راحت‌تر با هم همکاری کنند. پروژکتور همچنین ابزار اداری خوبی برای استفاده در زمینه‌ی اهداف آموزشی است. کارآموزان می‌توانند به‌راحتی اطلاعات نمایش داده شده را ببینند و یادداشت‌برداری کنند.
زمانی که صحبت از ابزارهای کنفرانس می‌شود، نمی‌توان نقش میکروفن‌های میز کنفرانس را نادیده گرفت. این ابزارها به یک ارائه‌ی خوب کمک می‌کنند و در جلسات کاری اعتماد به صحبت‌ها را بالا می‌برند. علاوه بر سیستم‌های کلاسیک میکروفن کنفرانسی، امروزه میکروفن‌های بی‌سیم هم وجود دارد که به سادگی روی میز نصب می‌شود و دارای کنترل‌های ساده است.
یوپی‌اس
Credit: Esports Headlines
در دورانی که بسیاری از لوازم برای کار به انرژی برق متکی هستند، داشتن یک اتصال پایدار و ایمن برای تأمین انرژی از اولویت‌های هر شرکتی محسوب می‌شود. نوسان یا قطع ناگهانی برق می‌تواند خسارت‌های سنگین و گاهی جبران‌ناپذیری به سخت‌افزار و نرم‌افزار وارد کند و چنین چیزی اصلا مطلوب یک شرکت نیست.
به همین دلیل هم داشتن منبع تغذیه‌ی مناسب می‌تواند اطمینان خاطر برای ادامه‌ی پایدار فعالیت‌های شرکت را همراه داشته باشد. برای انتخاب یوپی‌اس (UPS) باید به دستگاه‌های متصل به آن و در نتیجه توان مصرفی، امکان تنظیم پارامترها، زمان بک‌آپ و داخلی یا خارجی بودن باتری آن توجه داشت.
لوازم جانبی رایانه
در کنار موارد اصلی و پایه‌ای برای اداره از تهیه‌ی لوازم جانبی مناسب نیز نباید غافل شد. رایانه‌ها ابزارهای ضروری هستند که در هر جنبه‌ای از عملیات تجاری استفاده می‌شوند و داشتن لوازم جانبی مناسب برای آن‌ها به بهبود کارایی کمک می‌کند. چه از لپ‌تاپ یا رایانه‌ی رومیزی استفاده می‌کنید، با سرمایه‌گذاری روی این ابزارها، می‌توانید از رایانه‌ی خود نهایت استفاده را ببرید.
Credit: J5Create
مواردی مانند صفحه کلید و ماوس، پایه‌ی مناسب و ارگونومیک برای مانیتور یا هدست‌های مکالمه گجت‌هایی هستند که به افزایش بهره‌وری کارکنان شرکت کمک می‌کنند.
مدیریت ضایعات و بازیافت
ابزارهای بازیافت و مدیریت زباله‌های اداری احتمالا جزو نخستین چیزهایی نیستند که کسبوکارها هنگام تجهیز دفتر خود به آن فکر کنند اما در حقیقت این ابزارها برای مشاغل، بسیار سودمند هستند.
یک دستگاه کاغذ خردکن مثلا کمک می‌کند تا از بین بردن اسناد محرمانه، گزارش‌های مشتریان یا سایر اسناد که در صورت دور ریختن مستقیم ممکن است باعث سوء استفاده توسط افراد نادرست شوند، برای شرکت‌ها آسان‌تر شود.
بازیافت دورریختنی‌ها و تمیز نگه داشتن دفتر همچنین به ارائه‌ی تصویر بهتری از شرکت شما کمک می‌کند. داشتن سطل‌های زباله و سطل‌های بازیافت کافی بخش مهمی از هر اداره‌ی سازمان‌یافته و تمیز است. با توجه به این موارد، کسبوکارها نه تنها محیط اداری خود را مرتب نگه می‌دارند، بلکه به محیطی سبزتر هم کمک می‌کنند.
علاوه بر این آخرین اثر اما نه کم‌اهمیت‌ترین آن، این است که بازیافت در دفاتر به ارتقای روحیه‌ی تیمی کمک می‌کند و راهی برای همکاری با هم برای تمیز و دلپذیر نگه داشتن شرکت است.
جمع‌بندی
در این نوشتار به بررسی کلی ضروری‌ترین ابزارهای دیجیتالی که برای راه‌اندازی یک شرکت نیاز دارید، پرداختیم. قطعا لوازم دیگری هم هستند که در یک شرکت سودمند خواهند بود و می‌توانند به کیفیت فعالیت‌ها و در نتیجه رضایت کارکنان و مشتریان کمک کنند. شما چه ابزارهای دیجیتالی را در شرکت خود استفاده می‌کنید که فکر می‌کنید می‌توانند برای راه‌اندازی یک شرکت یا افزایش بهره‌وری کسب‌وکار مناسب باشند؟